Chroniques juridiques : Quittances, factures et documents administratifs en Chine, combien de temps les conserver ?

Les documents administratifs, factures et autres reçus au quotidien sont à garder précieusement afin de faire valoir ses droits. La question de la durée de cette conservation se pose où que l’on soit et pour les mêmes raisons : ne rien éliminer d’utile mais ne rien accumuler d’inutile. Ce qui suit vise à faire le point sur le temps minimum obligatoire de conservation des documents et factures en fonction de leur nature en Chine.

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  • Factures d’eau, d’électricité, de téléphone et de gaz :

    2 ans - auparavant la mention était clairement indiquée sur le document, depuis elle a disparu. Les 2 ans restent la disposition légale prévue par les Principes généraux du Droit civil de la République populaire de Chine, art. 135.

  • Baux de location et quittances de loyer :

    2 ans après l’expiration du bail. Sur la même base juridique énoncée ci-dessus

    Pour les quittances de loyer, 1 an

  • Contrats de travail :

    2 ans – En droit chinois, cette obligation pèse sur l’employeur conformément à la Loi sur les Contrats de Travail de la République populaire de Chine (art. 50)

  • Bulletins de Salaire :

    15 ans – En droit chinois, cette obligation pèse sur l’employeur conformément à la réglementation comptable.

  • Certificats de Travail :

    En Chine dès que l’on est considéré comme relevant du système social chinois, chaque employé possède un « livret de travail » qui porte toutes les mentions relatives à l’emploi, les mutations et le chômage ainsi que les formations professionnelles. Ce document doit être conservé à vie.

  • Quittances d’impôts :

    Aucunes dispositions relatives mais la recommandation de les conserver à vie car les services fiscaux peuvent à tout moment et sur toute période passée enquêter. De plus, cela sert de justificatif pour évaluer les indemnités en cas de perte de capacité de travail suite à un accident.

  • Polices d’assurance, contrats et quittances de primes :

    En droit chinois, cette obligation pèse sur la compagnie d’assurance. Si le contrat a duré moins d’un an, la compagnie doit le conserver 5 ans. Si le contrat a duré plus d’une année, alors le délai est porté à 10 ans minimum conformément à la Loi sur les Assurances (art. 87)

L’article 2 des Règles en matière de preuve pour les affaires civiles énoncées par la Cour Suprême de Chine (Règles qui sont entrées en vigueur le 1er Avril 2002), dispose que les parties doivent toujours être en mesure de fournir les preuves dans les litiges qui les concernent. C’est à celui qui engage la procédure de fournir les documents qui soutiennent sa plainte.

CENTRE SINO-FRANCAIS DE FORMATION ET D’ECHANGES NOTARIAUX ET JURIDIQUES A SHANGHAI.
Fiche documentée par Rémi PU et rédigée par Marylise Hébrard.

Dernière modification : 01/08/2014

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